ビル清掃のトイレ・フロア担当をどうローテーションする？4週間の週替わり表

ビル清掃でトイレ担当とフロア担当が固定されているなら、作業を二つのルートにまとめ、週ごとに交代する形から始めましょう。月〜金の5日勤務を4週間続ける条件なら、2人がトイレ・フロアを各2週、各10日受け持つ当番表を作れます。

ただし、名前を入れ替えるだけでは、決められた時間内に終わるか分かりません。以下では、同じビルを毎朝2人で清掃し、勤務枠は6:30〜8:15という架空例を使い、箇所別の時間、4週間の交代表、引継ぎ、時間超過・欠勤時の直し方を示します。数値は説明用の仮定であり、実測結果や業界共通の標準時間ではありません。

週替わり前に日常清掃の契約範囲と勤務枠を固定する

交代させるのは担当者であり、契約で決まった清掃範囲や頻度ではありません。まず契約書・仕様書と現行の作業指示を照合し、「どこを、何回、どの状態まで仕上げるか」をそろえます。

厚生労働省の清掃管理資料でも、日常的に行う清掃と定期的に行う清掃を分けて計画する考え方が示されています。(厚生労働省)

今回の交代表に載せるのは、月〜金の毎朝に行う日常清掃だけです。高所の窓ガラス清掃や週次の定期清掃などは、別の作業表・時間枠で管理してください。「担当が替わったついでに」と追加すると、後述する90分の計画が成立しなくなります。

作業箇所・実測時間・担当条件をそろえる

厚生労働省の清掃に関する維持管理資料では、作業計画に場所、作業内容・回数、実施日・時間帯、従事者の人数・氏名、作業方法などを記載する考え方が示されています。(厚生労働省)

ローテーション表を作る前に、次の三つを用意しましょう。

• 契約上の作業一覧：対象階、トイレの範囲、床・通路の境界、実施頻度、完了確認の項目。
• 2人の勤務・担当条件：勤務可能時間、単独で担当できる作業、鍵や入館手続き、立入可能な場所・時間。
• 時間の内訳：箇所別の実測所要時間、準備・移動、清掃記録、片付け、突発対応に残す余裕。

所要時間は、現在の担当者だけでなく、交代後に受け持つ人についても確認します。Aさんなら60分でも、Bさんは説明を受けながら80分かかるなら、同じ条件では割り当てられません。

また、「フロア」にトイレ内の床を含めるのか、入口のマットは誰が扱うのかも明記します。今回の例では、トイレ内の床はトイレ担当、入口の床・マットはエントランス担当とし、フロア担当の範囲とは重ねません。

2人が毎日受け持つ二つのルートを作る

トイレとフロアだけを交代させるのではなく、それぞれに周辺作業を組み合わせ、1人分のルートにします。人はA・B、ルートは①・②と分けて表記すると、担当を交換しても作業内容を取り違えずに確認できます。

以下は、契約対象がこの4箇所であると仮定した記入例です。

この例では、各箇所の時間に通常の準備・移動・完了確認を含めています。実際に測るときも、清掃している時間だけでなく、道具を運ぶ時間や場所を移る時間まで数えてください。別計上する場合は、ルートの合計へ加算します。

ルート①にトイレとエントランスをまとめても、清掃用具を共用するという意味ではありません。厚生労働省の清掃管理資料は、使用する清掃資機材と作業手順を定め、資機材の用途別の管理を点検項目に挙げています。(厚生労働省)

用具の区分や持ち替え方は現場の手順書に合わせ、担当者が替わっても同じ運用を続けます。

各90分を105分枠に収め、15分を残す

箇所別の作業に、各人の清掃記録・片付け10分を加えます。

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• ルート①：トイレ60分＋エントランス20分＋記録・片付け10分＝90分
• ルート②：フロア60分＋エレベーター20分＋記録・片付け10分＝90分
• 1人の勤務枠：6:30〜8:15＝105分
• 1人の余裕：105分−90分＝15分

通常の作業順なら、6:30〜7:30に主作業、7:30〜7:50に周辺作業、7:50〜8:00に記録・片付けを行い、8:15まで15分を残す計算です。立入可能時間によって順番を替える場合も、移動を含めて再計算してください。

この15分は、汚れの増加や一時的な待ち時間などに備える作業上の余裕です。休憩として設定した時間ではなく、勤務全体の休憩計画とは分けて扱います。

毎朝15分を使い切る状態なら、追加作業を受け入れるのではなく、計画時間と実績の差を確認します。記録や片付けを省いて90分に合わせる運用にはしません。

トイレとフロアを4週間で交代する表

二つのルートが決まったら、第1週の担当を決め、第2週で交換します。第3週は第1週と同じ、第4週は第2週と同じです。

以下は、祝日・欠勤がなく、毎週月〜金の5日間を2人とも勤務する架空例です。

図を拡大して見る 週替わりになるのは担当者であり、トイレもフロアも毎朝清掃します。

各ルートには、その担当者の記録・片付け10分を含みます。表を自社の作業指示へコピーする際は、対象期間、A・Bの氏名、対象階、勤務時刻、承認者を追記してください。

週の途中で一部の作業を交換した日は、予定表を丸ごと書き換えるのではなく、変更した箇所と実際の担当者を記録します。これにより、元の計画と当日の対応を区別できます。

担当日数と計画時間を別々に比較する

4週間分を作ったら、担当日数と計画時間の両方を検算します。

両者とも、各ルートを10日ずつ、合計30時間受け持つ計画です。一方、勤務枠は105分×20日＝2,100分、35時間あります。差の5時間は15分×20日分の余裕であり、30時間をそのまま勤務時間として扱うものではありません。

実際のカレンダーに祝日や休館日がある場合は、「各2週」でも担当日数が同じになるとは限りません。清掃を実施する日だけを数え直し、差があれば次の期間も含めて交代順を調整します。

また、日数が同じでも実作業の負担まで同じとは限りません。雨天時の入口対応や追加の汚れ処理などは、担当箇所と追加時間を記録し、次回のルート配分を判断する材料にしてください。

週替わりの引継ぎと欠勤時の直し方

週替わりの引継ぎでは、作業方法を毎回一から説明するのではなく、共通手順書と前週からの変更点を渡します。金曜日の記録に変更点を残し、翌週の担当者が確認する流れを決めておきましょう。

説明や実地指導が必要なら、その時間も勤務枠に入れます。指導する人が持ち場を離れる場合は、教わる側だけでなく、教える側のルートも終わるか確認してください。

立入条件や技能がそろわないまま、日数を同じにするためだけに交代させるのは避けます。交換できない作業を特定し、指導や代行の手配を先に決めてから交代表を承認します。

20分超過と1人欠勤は、余裕時間から検算する

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トイレ作業が20分延びた場合は、ルート①の必要時間が90分＋20分＝110分になります。105分の勤務枠に対して、15分の余裕を使っても5分不足します。

この時点で「少し急げば終わる」と扱わず、残る箇所、作業内容、見込み時間を責任者へ報告します。もう一方の担当者に余裕が残っていても、応援先の作業ができること、移動・引継ぎを含めて時間内に収まることの確認が先です。

責任者は応援や作業順を調整しますが、順番を替えるだけで総時間の不足が消えるわけではありません。解消できなかった作業は未完了として残し、対応者と対応予定を決めます。記録上だけ「完了」にしないことが重要です。

AまたはBが欠勤した場合は、二つのルートを合算します。

• 必要な作業時間：90分＋90分＝180分
• 残る1人の勤務枠：105分
• 不足する時間：180分−105分＝75分

同じ105分枠で人数を確保するなら、180÷105＝約1.71人なので、時間量だけでも合計2人が必要です。出勤者1人に加えて、まず代行1人を手配する計画になります。

ただし、75分は総時間の不足分であり、「代行が75分いれば必ず終わる」という意味ではありません。欠けたルートを丸ごと任せるなら計画上90分が必要で、追加の入館説明や引継ぎ時間があれば、その分も見込みます。

代行を依頼するときは、必要な作業、開始・終了時刻、担当技能、立入条件を伝えてください。手配できなければ、残る1人に全作業の完了を約束させず、責任者が契約上の連絡先と実施方法を調整し、未完了箇所を追跡します。

勤務表へ反映する範囲と、現場で確認する範囲

2人の出勤日が固定されている現場なら、勤務表とは別に、この4週交代表を紙や表計算ソフトで管理する方法でも運用できます。勤務表には「誰が何時に働くか」、交代表には「どのルートを受け持つか」を記し、同じ日付で照合してください。

シフト管理にシフトラを使う場合は、担当・スキルに関する条件設定と、自然文のルールを含めたシフト案の自動生成を、勤務の割当作業に利用できます。(シフトラ公式サイト)

入力前に、6:30〜8:15の勤務枠、毎朝の必要人数2人、各スタッフが担当できる作業を整理します。「出勤できる」と「両ルートを単独で担当できる」は別の条件です。技能は、現場で確認した内容を登録してください。

生成される勤務案と、ここで示した清掃ルートの交代表は分けて確認します。この例は、4週間のルート交代や各90分の成立が自動で保証される利用例ではありません。担当日数の照合、所要時間の検算、実際の立入可否、最終確定は責任者に残る作業です。

交代表の完成後も作業記録と品質確認を続ける

当番表が埋まっていることと、清掃が完了していることは別です。厚生労働省の資料でも、清掃後の汚れや臭気などの作業品質と、作業計画・手順の徹底・契約に沿った実施などの管理面を分けて点検する考え方が示されています。(厚生労働省)

日々の記録には、実際の担当者、完了・未完了、追加作業と所要時間、引継ぎ事項を残します。仕上がりの確認は現場の手順に沿って行い、勤務案の生成とは切り離してください。製品が清掃品質や契約履行を自動判定する前提にはしません。

まずは本文の表を実契約の範囲へ置き換え、2人とも各ルートを時間内に担当できるか確認しましょう。各90分と余裕15分の計算、4週間で各10日の配分、欠勤時の代行手順がそろったところで、現場の作業指示として承認してください。