訪問介護の勤務表の作り方｜勤務形態一覧表の記入手順と常勤換算の例

訪問介護の勤務表は、提出先の様式と対象期間を確認し、職員情報を整理してから、日々の勤務時間を記入・集計する順番で作成します。訪問予定だけを転記するのではなく、準備や記録、兼務する業務の時間も整理することが出発点です。

日々の訪問予定表、職員に周知する内部勤務表、行政向けの勤務形態一覧表は、確認したい内容が異なります。ここでは、それぞれの役割を分けたうえで、訪問介護の勤務表の作り方を５つの手順と架空の記入例で説明します。

制度・様式の説明は2026-09-09時点の公開資料に基づきます。実際の提出には、提出先の最新様式と記入要領を優先してください。

勤務表を作る前に、３つの書類の役割を分ける

最初に、管理する情報を次の３つに分けて整理しましょう。必ず別々のファイルを用意するという意味ではなく、何を確認する表なのかを明確にするための整理です。

行政向けの「従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」は、人員配置基準の確認に用いる書類です。旭川市の案内でも、勤務実績を記載して運営指導の確認等に使える様式として説明されています。(旭川市)

作業は「訪問予定と職員の勤務条件を突き合わせる→内部勤務表を整える→必要な情報を勤務形態一覧表へ反映する」と進めます。訪問件数から直接人数を換算せず、時間の内訳を間に置くのがポイントです。

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手順１：提出先の様式と集計期間を決める

訪問介護用の様式を入手する

まず、指定権者など提出先のホームページで、サービス種別が「訪問介護」の様式を探します。ダウンロードしたら、入力用の表だけでなく、記入方法や注意事項のシートも開いてください。

様式の入手先の例として、旭川市の案内ページには訪問介護用のExcelファイルが掲載されています。サービス種別ごとに様式が分かれているため、名称が似た別サービスのファイルを選ばないようにします。(旭川市)

保存時には「事業所名・対象年月・予定または実績」をファイル名に入れておくと、前月分や修正前の表との取り違えを防げます。元の空欄ファイルも残しておきましょう。

「４週・暦月」と「予定・実績」を先に確認する

国の記入方法には「４週／暦月」と「予定／実績／予定・実績」の選択があります。「予定・実績」は両方を混在させる意味ではなく、予定と実績が同じだった場合の区分です。(厚生労働省)

一方、旭川市の案内は勤務時間の記載期間を１か月の暦月としています。この地域の取扱いを、全国共通のルールとして扱ってはいけません。(旭川市)

入力前に、表の上部へ次の内容をそろえます。

• 対象年月と事業所名
• サービス種別
• 集計する開始日・終了日
• 予定か実績か
• 常勤の従業者が勤務すべき時間数

途中で期間を変更すると、集計対象の日付と計算の分母がずれます。先に条件を確定し、その期間に対応する勤務表を用意してください。

手順２：職員の職種・勤務形態・兼務状況を整理する

職種、資格、氏名を元資料と照合する

職員情報は、前月の表をそのまま使うのではなく、異動・入退職・役割変更を確認して更新します。作業用の名簿に次の項目をまとめておくと、記入の根拠をたどれます。

国の記入方法では、職種ごと、その中で勤務形態ごとにまとめて記入し、資格欄には人員基準上求められる資格等を入力する形になっています。(厚生労働省)

確認中の資格や兼務内容を推測で埋めず、「確認待ち」として作業用名簿に残し、確定前に解消しましょう。

常勤・非常勤と専従・兼務を分けて判断する

国の様式で使う勤務形態は、次の４区分です。正社員・パートという呼称だけで常勤かどうかを決めるのではなく、事業所で定める常勤の勤務すべき時間数と照合します。(厚生労働省)

例えば、作業用名簿に「パート」とだけ記載されていても、それだけではC・Dのどちらかに決められません。勤務時間を確認したうえで、担当する職務や兼務先を別に確認する必要があります。

短時間勤務制度の対象者などには特例的な取扱いもあるため、通常の時間比較だけで区分を確定せず、該当する記入要領を確認してください。(厚生労働省)

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サービス提供責任者の時間を重複させない

訪問介護員から選任されたサービス提供責任者は、国の記入方法では「サービス提供責任者」として１行にまとめます。訪問介護員の行にも同じ時間を入れて、二重に足さないようにしてください。(厚生労働省)

これは、管理者など別の職務との兼務まで、すべて１行にまとめるという意味ではありません。管理業務も担う職員は、職務の分担と兼務状況を整理し、採用した様式の記入要領に沿って記載します。

入力後の重複確認は、作業用名簿を氏名順に並べ替えて行います。同一人物が複数行に登場する場合は職務と勤務時間を照合し、兼務による記載と時間の二重計上を区別しましょう。提出用の公式様式は氏名順に並べ替えず、職種・勤務形態ごとの並びと数式・参照範囲を保ってください。

手順３：訪問予定から内部勤務表を組み立てる

シフト希望と訪問予定を突き合わせる

先に、職員の勤務可能日、シフト希望、休暇、担当できる業務を整理します。そのうえで訪問予定を重ね、次の順に割り当てを検討してください。

1. 日時が決まっている訪問と、担当条件のある訪問を配置する。
2. 前後の移動、準備、記録の時間を入れる。
3. 管理業務やサービス提供責任者の業務時間を確保する。
4. 休憩を取る時間帯を置き、契約上の勤務条件と照合する。
5. 重複した予定や、担当者が決まらない訪問を調整する。

例えば、ある訪問が10時に終わり、次の訪問が10時開始なら、勤務表上の合計時間が収まっていても予定をつなげられません。まず時間帯の重なりを直し、その後に日・週・月の合計を確認します。

不足する枠が残ったときは、空欄を隠すために勤務時間だけを増やさず、未確定の訪問と必要な条件を一覧にして、管理者やサービス提供責任者と調整しましょう。

対象事業の時間を分けて集計する

常勤換算に使う勤務延時間数は、当該事業のサービス提供や、そのための準備等・待機として勤務表上に明確に位置付けられた時間です。別事業の時間を混ぜず、１人について算入できる時間の上限にも注意します。(厚生労働省)

内部勤務表には、少なくとも「訪問」「移動」「準備・記録・待機」「別事業の業務」「休憩」を区別できるように記録してください。労働時間の記録と、人員基準上の算入時間の確認は分けて行います。

架空例として、固定勤務の職員が９～18時に勤務し、休憩１時間を取る日を考えます。内訳を訪問4.5時間、業務上の移動１時間、準備・記録・待機2.5時間とすると、勤務は計８時間です。訪問時間の4.5時間だけを転記せず、残りの業務内容も確認して算入対象を整理します。

なお、登録ヘルパーには、前年度の週平均稼働時間を用いる場合や、実績がない等の場合に確実に稼働できる勤務表上の時間を用いる取扱いがあります。固定勤務者と同じ方法で一律に計算しないでください。(厚生労働省)

手順４：日別時間を記入し、常勤換算を確認する

４週間の架空例で合計時間を確かめる

以下は計算手順を示す架空例です。管理者の配置は別に確認する前提とし、訪問介護員等に該当する４人だけを抜き出しています。公式様式そのものではありません。

前提は次のとおりです。

• 対象期間：2026年９月１～28日の４週間
• 区分：予定
• 常勤の所定勤務時間：週40時間、４週で160時間
• 全員が対象期間を通じて在籍
• 登録ヘルパー、短時間勤務の特例、別事業との兼務は含めない
• 表の時間は、対象業務として算入できることを確認済みと仮定

実際の様式には、集計値だけでなく、元の勤務表から各日の時間を入力します。例えば田中さんが各週「８時間勤務を２日」という予定なら、該当する日付に８時間ずつ記入し、４週合計が64時間になるかを照合する手順です。

様式の分母に合わせて常勤換算を計算する

この架空例の時間ベースの検算は、次の式になります。

416時間 ÷ ４週 ÷ 週40時間 ＝ 2.6人

常勤２人と非常勤分を分けて確認するなら、次の計算です。

常勤２人 ＋（64時間＋32時間）÷４週÷40時間 ＝ 2.6人

採用した様式に「常勤換算方法対象外の常勤の従業者の人数」と「常勤換算の対象時間数」の欄がある場合は、その区分に合わせて入力します。上の例では、常勤２人と非常勤分の週平均24時間を分けて扱う考え方です。(厚生労働省)

暦月の合計を常に４で割ってはいけません。 30日・31日の月を扱う場合は、選択した様式の対象期間と週平均の計算方法を確認します。独自に求めた月間時間ベースの数値を、分母が異なる欄へそのまま転記しないことが大切です。

指定訪問介護の訪問介護員等は常勤換算2.5以上が基準ですが、管理者やサービス提供責任者には別途配置要件があります。この例の「2.6」だけで、事業所全体の人員基準を満たしたとは判断できません。(厚生労働省)

手順５：計算結果を点検し、確定後の変更も残す

Excelの入力欄と集計欄を分けて点検する

確認は「職員情報→日別時間→個人別合計→職種別集計」の順に進めると、誤りの発生箇所を絞れます。合計だけを見て終わらず、次の操作を行ってください。

• １人分の日別時間を手計算し、集計結果と突き合わせる。
• 行を追加した場合は、追加行が集計範囲に入っているかを見る。
• 兼務する職員は、別事業の勤務表と同じ時間を重ねていないか確認する。
• 入退職や異動の前後に、対象外の勤務が残っていないかを見る。
• 印刷表示で、氏名、兼務内容、対象期間が途中で切れていないか確認する。

数値が合わない場合は、合計欄を直接書き換えるのではなく、日別入力と参照範囲に戻って原因を探します。自動計算された数値も、入力内容と算定条件の確認が必要です。(厚生労働省)

提出前には、添付資料も確認します。厚生労働省の訪問介護の標準様式１の記入方法（２ページ）では、「従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」に「シフト記号表（勤務時間帯）」も必ず添付して提出するよう示されています。提出形式やその他の添付書類は、提出先の最新案内を確認してください。(厚生労働省)

元の勤務表を作る段階では、シフト管理ツールを使う選択肢もあります。シフトラは、シフト希望や必要人数、自然な日本語で入力した条件をもとに、シフト案の生成を支援します（2026-09-05時点）。(シフトラ)

ただし、これは訪問介護の公式提出様式を自動完成させるものではありません。生成した勤務案から、対象業務の時間や兼務状況を担当者が確認し、提出先の様式へ反映してください。

予定を残し、変更内容から実績を作る

確定した予定表は保存し、実績作成時には変更履歴を確認します。予定のファイルを毎日上書きする運用では、当初の配置と変更後の勤務を比較できなくなるためです。

変更記録には「日付・職員・変更前・変更後・理由・確認者」を残す方法が考えられます。訪問の中止と職員の欠勤は同じ変更ではないので、訪問予定が消えたことだけを理由に勤務時間をゼロにしないようにしましょう。

例えば、予定８時間の職員が実際には６時間勤務した架空例なら、対象日の実績を確認して２時間の差を記録し、個人別・職種別の集計を再確認します。予定表の保存、実績への修正、集計の確認、変更内容の共有までを一連の作業にしてください。

勤務形態一覧表は、根拠をたどれる形で完成させる

訪問介護の勤務表づくりで重要なのは、提出様式の空欄を埋めることだけではありません。職員の役割と勤務条件を整理し、日々の予定から対象業務の時間を拾い、同じ期間の分母で集計することです。

まずは提出先の様式を開き、対象期間・予定か実績か・常勤の勤務すべき時間数を確定しましょう。そのうえで１人分を日別入力から集計まで通して確認し、同じ手順で全職員へ広げていけば、根拠を説明できる勤務表に仕上げられます。