個別指導塾で講師が欠勤した日の代講調整｜授業ごとの可否と振替を決める表

個別指導塾で講師の欠勤連絡を受けたら、今日の授業ごとに「担当できる科目・学年」と「準備から記録までの時間」を照合します。空いている講師がいても、それだけでは代講確定にしません。本人の受諾、教材の引継ぎ、教室長の確認までを一続きで進めましょう。

ここでは、16:30に講師Aの欠勤連絡を受け、固定授業3件の代講を調整する教室長を想定します。条件に合う2件を確定し、残る1件を担当者・連絡期限つきの振替調整へ残す作例です。本文の人物、時間、人数、教材などはすべて説明用の架空条件で、実在する教室の実績や全塾共通の標準ではありません。

まず、今日の授業と代講に必要な時間を並べる

欠勤連絡を受けた教室長が調整窓口を引き取り、授業予定、講師の担当範囲、勤務可能枠、教材・進度、教室の振替規定をそろえます。代講探しを欠勤したAだけに任せず、教室に残っている授業記録も確認してください。

今回の対象は、いずれも生徒1人・講師1人の固定授業です。まずは開始・終了時刻を変えずに、代講が成立するかを判定します。

準備15分と授業後の記録5分も勤務枠に入れる

この作例では、教室が代講者に求める業務時間を「準備15分、授業60分、記録5分」とします。必要な勤務枠は、次のように作ります。

• 必要枠の開始＝授業開始−準備15分
• 必要枠の終了＝授業終了＋記録5分
• 必要枠の長さ＝15分＋60分＋5分＝80分

厚生労働省の「学生アルバイトの労働条件に関する自主点検表」項目16では、準備・片付けや、学習塾での授業外の質問対応・報告書作成に要した時間を労働時間として扱っているか確認しています。(厚生労働省の自主点検表)

ただし、この資料が準備15分・記録5分を定めているわけではありません。実際の教室では、教材確認や質問対応に必要な時間へ置き換えます。授業前後の仕事を省いて、見かけ上の空き時間を作らないことが重要です。

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候補講師を授業ごとに照合する

代講候補はB・C・Dの3人です。「数学が得意」といった印象ではなく、教室で確認・承認した科目と学年の組み合わせを使います。

照合は、次の順で進めてください。

1. 科目・学年が担当範囲に入っているか。 同じ数学でも、中2と高2は別の条件として扱います。
2. 必要枠全体が勤務可能枠に収まるか。 授業開始に間に合うだけでなく、準備開始から勤務でき、記録終了まで残れるかを確認します。
3. 既存業務と重ならないか。 既存授業だけでなく、その準備・記録も含めて比較します。

この条件を3人×3授業で照合した結果が次の表です。「候補可」は時間と担当範囲が合うという意味で、本人の受諾前です。

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空いているBをL1の代講にできない理由

Bは、L1の授業時間である17:00〜18:00には別の授業を持っていません。しかし、L1の記録は18:00〜18:05。Bの既存授業の準備は18:00〜18:15なので、18:00〜18:05の5分間が重なります。 「記録は後で」「次の準備は省略」として埋めるのではなく、この条件ではBをL1の候補から外します。L2も、Bの既存業務が終わる19:20まで重なるため不可です。

一方、CはL1の必要枠と勤務可能枠が一致しています。ただし、Cの到着が16:55に変わった場合、17:00までの準備時間は5分しかなく、10分不足します。元の表で候補可でも、条件が変われば再判定し、この作例の条件ではL1を任せられません。

受諾と引継ぎを確認して、2授業だけを確定する

照合後の依頼先は、L1がC、L2がDです。管理表の状態は「候補」「返答待ち」「受諾・引継ぎ確認中」「代講確定」を分けて記入します。依頼を送った件数を、確定件数に数えないでください。

厚生労働省の同じ自主点検表では、項目20で、相手の同意を得ずに一方的にシフトを決定・変更していないかを確認しています。勤務可能枠が登録されていても、今回の代講を受ける意思は本人に確認しましょう。(厚生労働省の自主点検表)

Cへの依頼文は、授業時間だけでなく準備・記録まで含めます。

本日L1の中2数学、1対1授業の代講をお願いできますか。授業は17:00〜18:00、準備・記録を含む勤務は16:45〜18:05です。教材・進度・宿題・授業目標は教室長から引き継ぎます。16:40までに、この時間全体で対応できるかご返信ください。

Dにも同じ形式で、L2の授業18:20〜19:20、必要枠18:05〜19:25を伝えます。作例では返答期限を17:30とし、未返信なら「返答待ち」のまま教室長が再連絡する運用です。

教材・進度・宿題を引き継ぐ

代講者に渡す内容は、少なくとも次の4項目をそろえます。

• 教材名・ページ：どの教材のどこを使うか。
• 進度：前回どこまで終え、何が未理解か。
• 宿題：前回出した範囲と、今回確認する内容。
• 授業目標：今日の授業で到達したい範囲。

L1なら「教室教材p.24〜25／加減法まで学習済み／前回宿題はp.23問1〜4／今日は文章題の立式を確認」といった記入です。教材の置き場所や閲覧方法も示し、代講者が準備枠内で内容を確認できる状態にします。読み込みに追加時間が必要なら、勤務枠から見直してください。

教室長は、本人が必要枠全体を受諾したことと、教材の受け渡し・引継ぎ内容を確認して担当を確定します。生徒・保護者には、教室の手順に沿って担当変更、授業日時、扱う内容を連絡し、必要な確認や合意を残します。

残る1授業は、振替調整と連絡期限を残す

L3の高2数学には、条件に合う候補がいません。Bは時間が空いていても、高2数学は担当未承認です。未承認の科目を任せたり、1対1の授業を多人数指導へ変えたりして、代講できたことにはしません。

L3は「振替調整中」とし、調整担当は教室長、次回連絡期限は18:00と記録します。教室の規定を確認したうえで、講師側と生徒側の候補日時を集め、合意後に振替を確定する流れです。

保護者への最初の連絡は、候補日が決まるまで待つ必要はありません。作例では、次のように伝えます。

本日19:40からの高2数学は、担当講師の欠勤に伴い代講者を確保できないため、別日時への振替をご相談させてください。教室長が担当し、18:00までに候補日時または調整状況をご連絡します。ご都合を確認したうえで日時を確定します。

次の表は、L1・L2について本人の受諾、教材引継ぎ、教室長の確認、生徒・保護者への連絡を済ませた場合の記入例です。実際の運用結果ではありません。

候補日を提示しただけでは、振替確定ではありません。18:00の時点で日時が決まらなければ、調整状況と次の連絡時刻を伝え、未解決のまま管理表に残します。「代講2件確定、振替1件調整中」が、この作例の着地点です。

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自分の教室で使う記入表と完成確認

以下の空欄表を、既存の授業予定・配置表へコピーしてください。1授業につき1枚使い、候補が複数いる欄には候補ごとに記入します。手入力で判断を残す表であり、自動判定や自動割当を行うものではありません。

記入は「授業条件→候補の照合→依頼と返答→引継ぎ→確定」の順に進めます。時間や担当範囲が不明なら「未確認」、返答がなければ「返答待ち」と明記し、空欄を了承済みと解釈しない運用にしましょう。

最後に元の授業予定と突き合わせ、対象授業が抜けていないか確認します。確定できない授業には、必ず次に動く人と連絡期限を残してください。なお、この表だけで労務上の確認が完了するわけではなく、実教室の就業条件や法定休憩などは別途確認が必要です。

確定した配置を勤務表へ反映する

シフト管理では、授業担当表だけでなく勤務表も更新します。作例なら、Aの欠勤を記録し、Cの16:45〜18:05、Dの18:05〜19:25を反映。Bの既存業務は維持し、L3は未確定と分かる状態にしておきます。

シフトラの日別業務割当を利用できる環境では、業務ごとの必要人数・担当可能者・時間窓を設定し、割当案を作成できます。ただし、対象業種、機能の有効化、操作権限などの利用条件があるため、自教室での適用可否は窓口で確認してください。

業務内容と所要時間を定義し、結果を確認するのは教室側です。この作例どおりの自動割当を保証するものではなく、本人受諾、教材引継ぎ、生徒側との合意、最終確定は別に必要となります。

自教室で使える機能と導入方法は、シフトラの公式サイトで確認できます。

代講確定は、授業実施済みという意味でもありません。実際の授業と記録の完了まで確認し、確定した授業と調整中の授業を分けて、欠勤日の対応を進めてください。