AIシフトの必要人数を設定する｜来客数と作業量から曜日×時間帯×担当の表を作る

AIシフトの必要人数は、時間帯別の来客数を「1人が1時間に対応できる人数」で割って切り上げ、製造や締めなどの作業人数を加えて設定します。「レジは終日2人」と一律に入れているなら、まず曜日と時間帯で分けた人数表を作りましょう。

来客数から何人を設定すればよいか迷う店長向けに、架空のベーカリーカフェを使って計算表と入力例を示します。平日のレジは29人時、土日は37人時、雨の平日は23人時。この表をAIの生成案と照合し、水曜12時の不足を見つけて対応を決めるところまでが、一連の作業です。

AIシフトの必要人数は、来客数と作業量から表にして設定する

最初に決めるのは、その時間帯に、その担当として実際に働いていてほしい人数です。1日の出勤者数だけでは、昼のレジに人が足りるか、閉店前の清掃に人を割けるかは判断できません。

人数の表は店長が決め、AIには設定した人数を満たすように勤務を組ませます。その際には、各人のシフト希望、勤務できる時間、担当できる業務、店舗のルールも条件に含めてください。必要な枠があっても、それを担当できる人がいなければ不足は残ります。

人員配置を決める流れは、来客数の集計、担当別の人数計算、曜日ごとの表への整理、AIへの設定、生成案の確認です。先に人数の根拠を残しておくと、設定を変えるべきか、人の割当を調整すべきかを判断できます。

例のベーカリーカフェと集めるデータ

以下の店舗、来客数、作業量、生成案は、説明用の架空例です。営業は8:00〜20:00、製造は6:00から始まり、担当を次のように分けます。

• レジ：会計とドリンク。
• 製造：パンの成形・焼成。
• 締め：閉店前の清掃と片付け。

準備するのは、過去4週程度の時間帯別来客数、レジの処理数、各作業に必要な人数と時間、スタッフの担当可否と勤務可能時間です。POSの来客数は通常の平日と土日に分け、同じ時間帯の数値を合計して対象日数で割り、平均を出します。

特売や行事など通常営業と条件が違う日は区別して記録してください。データが欠けた時間帯は未確認として残し、来客ゼロだった時間帯と混ぜないようにします。

この例の処理数は「レジ担当1人で1時間に30人に対応できると実測した」という仮定です。当社や実在店舗の測定値ではありません。自店では会計とドリンクの対応範囲をそろえて測り、来客数と処理数の単位も一致させます。POSが会計件数を示す場合は、処理数も会計件数で測る必要があります。来客数ではなく予約の施術工程から担当を決める例は、美容室の予約に合わせたスタッフ配置で扱っています。

測定時には、対応した来客数と、その対応に充てたスタッフの延べ時間を一緒に記録してください。会計だけを測った値にドリンク作業まで任せると、計算と実際の担当範囲がずれてしまいます。通常の担当者が無理なく続けられる作業内容で測り、そのときの業務範囲もメモしておいてください。

来客数から時間帯ごとのレジ人数を出す

計算は、来客数を処理数で割り、小数点以下を切り上げるだけです。その人数と店で決めた最低人数を比べ、大きいほうを採用します。この例では営業中のレジの最低人数を1人とします。

レジの必要人数＝「来客数÷30人を切り上げた人数」と「最低1人」の大きいほう 11時台は来客70人なので、70÷30を切り上げて3人。12時台は95÷30を切り上げて4人です。最低1人は下限であり、割り算で求めた人数に毎回1人を上乗せするわけではありません。

過去4週の平均来客数と計算結果は次のとおりです。表の8時台は8:00〜9:00を指し、以降も各行は1時間です。土日の来客数は、後で土日用の人数を求める際に使います。

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平日は、8時から順に1、2、2、3、4、3、2、2、2、3、3、2人。各枠が1時間なので、合計は29人時です。「人時」は人数と時間を掛け合わせた作業量の単位で、29人の出勤が必要という意味ではありません。

切り上げは時間帯ごとに行います。1日の来客数を先に合計して30で割ると、昼と夕方に集中する仕事を区別できません。各枠の人数を決めた後に人時を合計する順番を守ると、合計値から元の時間帯まで戻って確認できます。

この計算値を配置の出発点にし、実際に対応しきれたかを確かめます。時間帯の平均だけでは来客の集中までは表せないため、混雑が残る場合は、その時間の来客の偏りと処理数を再確認してください。

表計算では切り上げと最低人数を式にする

Excelなどに、A列＝曜日・日区分、B列＝時間帯、C列＝来客数、D列＝処理数、E列＝最低人数、F列＝必要人数を用意します。F2に入れる式は次のとおりです。

=MAX(E2,ROUNDUP(C2/D2,0)) ROUNDUPで割り算の結果を整数へ切り上げ、MAXで最低人数以上にします。例の8時台ならC2に30、D2に30、E2に1を入力し、F2は1です。入力がそろった行へ式をコピーしてください。処理数が空欄やゼロのままでは計算できません。

平日の8〜19時台を2〜13行に並べれば、=SUM(F2:F13)で29人時になります。ただし、この合計がそのまま人時になるのは各行が1時間だからです。時間幅を変える場合は、人数にその枠の時間を掛けて集計します。

この式が行うのは必要人数の算出です。スタッフの氏名や勤務時間を自動で割り当てる機能は含みません。

製造・締めの作業人数を担当別に足す

来客数から求めたのはレジの人数です。開店前の製造や閉店前の片付けは、それぞれ必要な作業人数を別枠に記入してください。

この店では、製造は6〜10時台に2人、11〜16時台に1人、締めは19時台に1人と設定します。範囲を開始・終了時刻に直すと、次の表になります。

製造の合計は、2人×5時間＋1人×6時間＝16人時です。開店前も作業があるため、必要人数表は営業開始の8時ではなく6時から用意します。

平日12時台ならレジ4人と製造1人が必要です。レジと製造の両方を担当できるスタッフでも、同時に両方の人数へ重複して数えないでください。兼務を組むときは、どの時間にどちらの役割を担当するかを決めます。

自店で品出しなどを加える場合も、作業名、実施時間、人数をそろえて行を追加します。レジの処理数に含めて測った作業を別枠でも計上すると重複します。それを防ぐため、担当の範囲を先にそろえておきましょう。混雑した時間に品出しからレジへ応援を出す当日の判断は、スーパーのレジ応援は誰を出す？で扱っています。

曜日に合わせ、平日・土日・雨の日の表に分ける

土日も処理数は30人、最低人数は1人として、土日の来客数から計算します。12時台は130÷30を切り上げて5人となり、レジの合計は37人時です。

雨の平日は、説明用に「通常の平日の来客数×0.8」と仮定します。12時台なら95×0.8＝76人、76÷30を切り上げて3人。19時台は35×0.8＝28人なので1人となり、合計は23人時です。

雨の日の人数は、来客数に係数を掛けてから計算します。すでに切り上げた必要人数へ0.8を掛けると結果が変わるため、表計算なら=MAX(E2,ROUNDUP(C2*0.8/D2,0))を使います。

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各時間帯の数値は人数です。日付に応じてレジの列を1つ選び、共通の製造・締めを組み合わせると、その日の担当別必要人数表になります。この架空例では、製造と締めの人数は日区分によらず同じです。

0.8は雨天時の一般的な基準ではありません。自店の雨の日の実績を確認し、減る根拠がなければ通常の表を使います。雨用の表を作っても、適用日まで自動で切り替わるとは限らないため、店長が対象日と使用する表を対応づけてください。

通常の曜日設定と特定日の指定が重なる場合は、対象日の必要人数を開いて、採用した表の値になっているか確認します。雨の平日にすると決めた日には、通常の平日の人数を重ねず、雨用のレジ人数を適用します。

一律2人の設定と比べて過不足を見る

旧設定は、全曜日とも8:00〜20:00にレジ2人ずつでした。2人×12時間で24人時です。これを平日の29人時と比較すると、必要な枠は5人時増えます。

ただし、変えるべき場所は合計だけでは分かりません。差を「旧設定の2人−計算した必要人数」と定義すると、プラスは旧設定の余り、マイナスは不足です。差がある時間帯を抜き出すと、次のようになります。

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9・10・14・15・16・19時台の差はゼロです。朝のレジには余りがありますが、昼と夕方には追加の配置が必要だと読み取れます。

ここで人数表を更新しても、スタッフの勤務まで移動したわけではありません。朝に余る枠と昼に足りない枠を把握したうえで、担当できる人の勤務可能時間を確認し、割当を調整します。来客数から求めた必要人数と、確保できた人数は別の欄に残しましょう。人数を足すと人件費も増えるため、作成した案の人件費はAIシフトの人件費を確認する手順で確かめます。

AIに設定して、生成案の人数を表と比べる

入力するときは、作成対象の日付ごとに、平日・土日・雨の平日のどの表を使うかを決めます。次に時間帯と担当の対応を確認し、必要人数を登録してください。

入力欄の「人数」が店舗全体の総人数なのか、担当ごとの人数なのかも確かめます。全体人数の欄へレジだけの人数を入れると、製造や締めの枠が落ちてしまいます。使うツールで担当をどう区別するかを事前に確認してから、表の各列を対応する欄へ移してください。

操作は、次の順番で進めます。

1. レジ・製造・締めの担当をそろえ、各スタッフの担当可否と勤務可能時間を登録する。
2. 対象日の各時間帯に、担当別の必要人数を入力する。
3. 提出されたシフト希望や勤務条件と合わせて、AIにシフト案の生成を依頼する。
4. 生成案を時間帯×担当で数え、入力した必要人数との差を確認する。

自然文で条件を入力できるツールでは、次のように時間と担当を明記します。専用の人数欄がある場合は、そこへ入れた数値と条件文を一致させてください。保存後に対象日の設定を開き直し、元の表と照合してから生成を進めます。

通常の水曜には平日の必要人数表を適用してください。12:00〜13:00はレジ4人、製造1人が必要です。各担当は、その業務を担当でき、該当時間に勤務できる人へ割り当ててください。同じ人を同じ時間のレジと製造へ重複して割り当てないでください。

生成後は、名前が入っている枠の数をそのまま充足人数にせず、実際にその担当へ配置されている人を数えます。時間帯ごとの人数を表計算で数える式は、Excelのシフト表で時間別人数を集計する方法で扱っています。以下は、架空の水曜の生成案をレジだけで照合した表です。

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不足人数は「必要人数−生成案の人数」で求め、結果がマイナスならゼロとします。水曜12時台は4−3＝1人不足です。製造と締めも、同じ要領で担当別に照合します。

人数や不足の自動表示があるツールでも、表示が何を数えているかは確認してください。人数の表示・集計と、人を勤務へ割り当てる処理はそれぞれ別であり、案が生成されたことだけでは、必要人数を満たしているかを判断できません。

足りない時間は、担当できる人を確かめる

この例で水曜12時台に不足が出る理由は、その時間にレジを担当できる人が3人しかいないことです。必要人数4人に対して、配置できる人の条件が足りていません。

まず、実際には担当できる人の登録が漏れていないか、勤務可能時間を誤って入力していないかを確かめます。登録の誤りなら修正を反映して再生成し、同じ確認表で人数を数え直してください。

同じ条件で再生成を繰り返しても、担当できる人の上限は増えません。登録が正しく、担当できる人が3人のままなら、次の判断が必要です。

• 担当できる人を増やす。 勤務可能時間と担当条件を調整し、レジへ配置できる人を確保します。水曜の昼に入れる人を募集する方法もあります。育成が必要なら、業務を担当できると確認してから登録を変更します。
• 不足として残し、対応を決める。 必要4人・生成案3人・不足1人という記録を維持し、店長が当日の対応を検討します。人数を確保できるまでは、最終の案として確定しません。

単に必要人数を3人へ下げても、95人の来客に対応するための計算根拠は変わりません。必要人数を変更するなら、処理数や作業の範囲を再確認し、変更した理由も残します。

配置を変えた後は、レジだけでなく移動元の担当も再確認してください。製造からレジへ移した結果、製造の必要人数が欠けていれば、店舗全体の不足は解消していません。

勤務と法定休憩の切り替わりまで確認する

表の人数は、担当業務に就いている人で数えます。勤務予定に名前があっても、法定休憩などで業務から離れる時間には、その担当の人数に含めません。

2026-10-11時点では、労働基準法第34条により、1日の労働時間が6時間を超え8時間以下なら少なくとも45分、8時間を超えるなら少なくとも1時間の休憩を、労働時間の途中に与える必要があります。(厚生労働省)

必要人数表は1時間単位でも、確認は勤務の開始・終了、休憩の開始・終了、担当交代の時刻まで行います。時間帯の途中で配置人数が変わる箇所は、区間を分けて不足がないか数え直しましょう。

休憩を入れた結果、不足が出る場合は、必要人数を保てる交代の組み方を調整します。人数表の合計人時だけでは、休憩を含めた勤務の成立までは判断できません。

自店の必要人数の表を作る

自店では、まず通常の平日を対象に来客数と処理数を入れてください。次の空欄表を表計算へ転記すれば、前述のF列の式を使ってレジの必要人数を求められます。各時間帯の行を増やし、土日・雨の平日も別に用意します。来客数から計算した値をそのまま保存する前に、作業の範囲と最低人数が自店の運用に合っているかも確かめましょう。

来客数の集計期間と、処理数を測った業務範囲を表の近くに記録し、店舗内で共有します。製造・締めについては作業人数と時間を別に決め、次の確認表へ一緒に転記してください。

シフト管理でこの表を使うときは、必要人数を決めた根拠と、実際に組めた結果を並べて残します。自店の処理数の実測、特売・行事などの特定日用の表づくり、担当できる人の育成は、現場で進める作業です。

シフトラでは、必要人数を担当・スキルごとに分け、曜日別の基本パターン、祝日用のパターン、特定日だけの個別調整で設定できます。必要人数はExcelで出力・入力でき、「週末は多め」のような自然文の指示から、AIに人数を提案させることもできます。生成前の整合性チェックでは、必要人数に対して供給できる勤務量をAIに確認させます（2026-09-05時点の製品情報）。(シフトラ)

利用する場合も、来客数から必要人数を決め、担当できる人の情報を整え、生成案を照合する作業が必要です。今回の表は需要予測モデルやレジ待ち時間の理論を扱うものではありません。目標の人件費率から時間帯ごとの人数を決める手順は、飲食店の人件費率からシフトを組む手順で扱っています。

まず通常の平日について、時間帯別の来客数を人数へ直し、製造と締めを加えた表を完成させてください。その表を基準に生成案を数え直し、足りない時間と担当を特定します。担当可能者を増やして再確認するか、不足を記録して当日の対応を決めてください。